На главную Организация бизнеса+ Кадровое дело Делопроизводство и документооборот

Делопроизводство и документооборот

делопроизводство и документооборотЧто нужно для хорошей работы предприятия – налаженное делопроизводство и документооборот в компании. Это обязательно, так как работа любой компании начинается именно с документации, пусть даже это малый бизнес, но всё равно необходимо подготавливать документы, получать их по почте, рассматривать, кому-то отправлять, создавать архив.

Поток документов может быть огромным, и если директор не выделит нужное количество человек на работу с этими бумагами, последствия могут быть катастрофическими, как для компании, так и для самого директора лично.

Можно представить себе ситуацию, что среди этого потока бумаг затерялись выгодные договора с партнёрами, убытки могут быть огромными. Но в таком случае можно потерять не только прибыль, но и доверие партнёров, и соответственно доставить радость конкурентам.
Чтобы не оказаться в подобной ситуации, директор, или президент должен правильно организовать делопроизводство и документооборот на своём предприятии. Давайте попробуем рассмотреть, как можно со всем этим справиться.

Прежде всего, уточним болем конкретно, что такое делопроизводство и документооборот на предприятии. Делопроизводство – это такой процесс, в который входит, как само документирование, так и вопрос организации документов при управлении предприятием. Что конкретно – составление, приём документов, передача их куда-либо, внутри предприятия или дальше. Регистрации всех входящих и исходящих документов.

Индексация документов, их утверждение, может быть визирование и их подписание, также распечатка, контроль исполнения, ну и, конечно же, хранение, и если есть необходимость уничтожение просроченных.
Всю документацию можно разделить на группы:
Организационные документы, которые касаются внутреннего распорядка работы.
Финансовые документы – в них проходит вся бухгалтерия предприятия.

Управленческие документы – это разные приказы, которые в какой-то мере задевают деятельность учреждения.
Переписка – также хранится отдельно, в эти документы входят письма из других организаций, или частных лиц.
Кадровая документация – это, прежде всего договора с работниками предприятия, заключённые с ними при устройстве на работу, а также личные карточки, трудовые книжки, приказы, касающиеся кадров, протоколы и акты по несчастным случаям.
Документация о работе на договорной основе – хозяйственные контракты, какая-либо переписка с партнёрами, заявления в судебные инстанции, их решения по делам, и переписка их касающиеся.

Документация по хозяйственной деятельности, планирование - планы выполнения работ на год, квартал или месяц, также протоколы совещаний относящихся к планированию и хозяйственной деятельности.
Документы о проверках работы компании контрольными органами – акты, протоколы, заключения, предписания.
Информационная документация – справки, бюллетени.

Документы любого предприятия, очень часто могут носить конфиденциальный характер, потому необходимо очень серьёзно подходить к вопросу хранения документов. Хорошо организованное делопроизводство и документооборот в компании, будут способствовать большей скорости прохождения бумаг, что в свою очередь отразится на работоспособности предприятия,
На предприятии постоянно создаются всё новые и новые документы, также приходят документы от других организаций, или с министерства, разные договоры, соглашения, заключения, отчёты. Документов много, но они всегда должны быть легкодоступны, для этого создаётся номенклатура дел, утверждённая руководством, по ней и раскладываются все документы, находящиеся на предприятии.

Что такое трудовая книжка объясню далее.

 

Другие интересные материалы

Бизнес идея - выращивание моркови

Многие люди, занимающиеся садоводством и овощеводством, выращивают морковь.

...
Бизнес идея - производство охранных сигнализаций

В последнее время наблюдается тенденция роста количества краж – из...

Что такое интернет маркетинг

Одним из способов развития бизнеса является интернет маркетинг и именно...

Офисные мелочи как бизнес идея

Предлагается к обсуждению новая и очень интересная для офисных сотрудников...

Бизнес на устрицах

В 90-е годы минувшего века, выращивание мидий являлось прибыльным и...

Другие статьи...

Интересные идеи

Лучшие идеи

Бизнес идея - продажа шелковых шарфиков ручной работы

Трудно переоценить роль аксессуаров в гардеробе женщины.

...
Бизнес идея:производство молдингов – перспективно или нет?

Сегодня на рынке отделочных материалов можно найти все что угодно.

...
Попутная грузопассажирская доставка

Особенность такого способа заработка – это отсутствие каких-либо вложений и...

Продажа привозных автомобилей, на что обращать внимание

После того как я начал заниматься поставками аукционных автомобилей из...

Как "подсадить" сотрудников на велосипед?

Благодаря новым инновациям, путешествие на велосипеде становится все интереснее, доступнее...

Бизнес по установке и комплектации сантехники

Сейчас сложно представить жилье, объекты культурного и социального назначения, промышленные...

Бизнес по разведению ежей

Ежики - небольшие зверьки довольно популярные среди любителей животных.

...
Другие идеи...