На главную Организация бизнеса+ Кадровое дело Делопроизводство и документооборот

Делопроизводство и документооборот

делопроизводство и документооборотЧто нужно для хорошей работы предприятия – налаженное делопроизводство и документооборот в компании. Это обязательно, так как работа любой компании начинается именно с документации, пусть даже это малый бизнес, но всё равно необходимо подготавливать документы, получать их по почте, рассматривать, кому-то отправлять, создавать архив.

Поток документов может быть огромным, и если директор не выделит нужное количество человек на работу с этими бумагами, последствия могут быть катастрофическими, как для компании, так и для самого директора лично.

Можно представить себе ситуацию, что среди этого потока бумаг затерялись выгодные договора с партнёрами, убытки могут быть огромными. Но в таком случае можно потерять не только прибыль, но и доверие партнёров, и соответственно доставить радость конкурентам.
Чтобы не оказаться в подобной ситуации, директор, или президент должен правильно организовать делопроизводство и документооборот на своём предприятии. Давайте попробуем рассмотреть, как можно со всем этим справиться.

Прежде всего, уточним болем конкретно, что такое делопроизводство и документооборот на предприятии. Делопроизводство – это такой процесс, в который входит, как само документирование, так и вопрос организации документов при управлении предприятием. Что конкретно – составление, приём документов, передача их куда-либо, внутри предприятия или дальше. Регистрации всех входящих и исходящих документов.

Индексация документов, их утверждение, может быть визирование и их подписание, также распечатка, контроль исполнения, ну и, конечно же, хранение, и если есть необходимость уничтожение просроченных.
Всю документацию можно разделить на группы:
Организационные документы, которые касаются внутреннего распорядка работы.
Финансовые документы – в них проходит вся бухгалтерия предприятия.

Управленческие документы – это разные приказы, которые в какой-то мере задевают деятельность учреждения.
Переписка – также хранится отдельно, в эти документы входят письма из других организаций, или частных лиц.
Кадровая документация – это, прежде всего договора с работниками предприятия, заключённые с ними при устройстве на работу, а также личные карточки, трудовые книжки, приказы, касающиеся кадров, протоколы и акты по несчастным случаям.
Документация о работе на договорной основе – хозяйственные контракты, какая-либо переписка с партнёрами, заявления в судебные инстанции, их решения по делам, и переписка их касающиеся.

Документация по хозяйственной деятельности, планирование - планы выполнения работ на год, квартал или месяц, также протоколы совещаний относящихся к планированию и хозяйственной деятельности.
Документы о проверках работы компании контрольными органами – акты, протоколы, заключения, предписания.
Информационная документация – справки, бюллетени.

Документы любого предприятия, очень часто могут носить конфиденциальный характер, потому необходимо очень серьёзно подходить к вопросу хранения документов. Хорошо организованное делопроизводство и документооборот в компании, будут способствовать большей скорости прохождения бумаг, что в свою очередь отразится на работоспособности предприятия,
На предприятии постоянно создаются всё новые и новые документы, также приходят документы от других организаций, или с министерства, разные договоры, соглашения, заключения, отчёты. Документов много, но они всегда должны быть легкодоступны, для этого создаётся номенклатура дел, утверждённая руководством, по ней и раскладываются все документы, находящиеся на предприятии.

Что такое трудовая книжка объясню далее.

 

Другие интересные материалы

Бизнес идея на фотографиях из космоса

Хочу поделиться бизнес идеей, которую прочитал на сайте "Домашний бизнес".

...
Бизнес идея на литературных способностях

Если в некоторой степени вы обладаете литературными способностями и есть...

Бизнес идея - пошив одежды

Многие женщины, которые сидят дома, могут заниматься пошивом одежды на...

Въездной туризм

Въездной туризм в Россию в первом квартале 2011 года уменьшился...

Туристический бизнес на аренде

В местах, привлекательных для отдыхающих, можно успешно развивать бизнес, уже...

Другие статьи...

Интересные идеи

Лучшие идеи

Курс для водителей "стакан с водой"

Корпорация Toyota совместно со стокгольмской компанией «Saatchi & Saatchi» запустили...

Идея для бизнеса. Открываем суши бар

Если вы решили открыть прибыльный и рентабельный бизнес, то можно...

Летнее кафе – несложный и прибыльный бизнес

Так как люди всегда ели, едят и будут есть, заведения...

Организация магазина игрушек

Беби-бум набирает обороты. Рождение малышей с каждым годом увеличивается.

...
«Зелёный гаджет»

В подростковый период у многих возникает проблема некого стеснения при...

Бизнес идея - квашеная капуста приносит существенный доход

Многие хозяйки с приходом осени начинают заниматься заготовкой солений и...

Бизнес идея: караоке бар, приносящий 1000$ в неделю

Каждая затея, если ее хорошенько проработать, может оказаться гениальной и...

Другие идеи...