Собственный бизнес: управление автосервисом — Инструкция

Всякая организационная деятельность влияет на стабильность и прибыль существенно лучше, чем лучшая по качеству работа, без применения соответствующего контроля и учета.

Контроль и учет необходимы в той ситуации, когда имеется план, где содержатся ответы на следующие вопросы:
- Что в реальности происходит?
- И что служится, если это всё-таки произойдет?

Сама формулировка плана должна отражать информацию, относительно распределения функций по исполнению заданий, описание самого задания, каким образом оно исполняется, в каком месте и посредством каких средств, а также период исполнения.
Естественно, в списке должны содержаться и те задачи, которые в настоящий период времени персоналом не выполняются. Кроме того, на основании квалификации стоит указать компетентность решения поставленных задач и время их исполнения.

В частности, мастерская ежедневно принимает на ремонт около 10 авто. На предварительный осмотр и обсуждение сделки с самим клиентом, необходимо затратить приблизительно 20 минут. В итоге, в день на эту операцию требуется три часа двадцать минут. Естественно, что оставшееся время необходимо потратить на другие задачи, а в частности, на проведение бесплатных консультаций.

Если же ставится задача принять максимальное число машин, то нет нужды приемщика загружать прочими поручениями. Рассмотрим максимальный показатель времени, который приемщику понадобиться исключительно для приема авто. Предположим, что вследствие неравномерного потока клиентов, у приемщика будут получаться простои, приблизительно составляющие около 20 процентов рабочего времени. Посредством несложных математических вычислений, получаем: 8 * 0,8 / 0,33 = 19 машин.
Из расчетов получается, что управляющий может быть полностью удовлетворен нагрузкой приемщика, при том что принимает он за день 19 машин и не занят прочими заданиями. Естественно, что подобный расчет приемлем для каждой должности.

Вышеописанный подход является оптимальным для учета рабочего времени тех, кто не принимает непосредственного участия в самом производстве, тогда как время деятельности механиков рассчитывается по-другому.
В данном случае необходимо касаться ключевых показателей, к коим относится эффективность и продуктивность. Стоит напомнить, что продуктивностью называется показатель расходования рабочего времени механиками, что в некоторых случаях может называться загрузкой. Рассчитывается она в виде отношения времени, потраченного на исполнение заказа к тому времени, которое механики проводят на рабочем месте, не считая время наперерыв.

Эффективность отражает использование времени исполнения заказа и равняется отношению реализованных часов. В данном случае значения не имеет, реализовывались ли данные часы внутреннему подразделению, клиентам или же работы являлись гарантийными.
В итоге — вопрос: «Что в реальности происходит?» — по отношению к автосервису, значит: «Осуществляется ли в компании учет продуктивного времени работы? При положительном ответе стоит рассмотреть показатели эффективности и продуктивности».
При ответе отрицательном, необходимо осуществить пробный учет на протяжении месяца или, хотя бы одной недели. После накопления достаточного объема статистической информации, можно определенно придти к вполне конкретным выводам. Практика различных автосервисов показывает, что средняя продуктивность может варьироваться от 65 до 75 процентов, тогда как максимальная от 90 и до 110.

Несколько проблематичнее, если расчет работы происходит на основании прейскурантов и нормативы исполнения работы неизвестны. Определять количество реализованных часов необходимо на основании приблизительной оценке тарифной почасовой ставки для клиентов. После соотнесения к ней стоимости осуществляемых работ, получаем приблизительную длительность по нормативу. Теперь появляется возможность сформировать табель всех работ.
Трудозатраты по составлению табеля очень скоро окупятся. Обычно после подобного анализа становится понятно, что почасовая ставка определенного рабочего, а в частности электрика, для различных работ может существенно разниться. После перехода к единому тарифу почасовой оплаты на основании продолжительности работ, становится ясно, что прибыль от подобного нововведения дает больший оборот для конкретного рабочего места.

Документооборот

Никакой управляющий не может обойтись без бумаг, которые для него являются основными инструментами. Эти инструменты позволяет наиболее точно контролировать действия в мастерской. При этом считается, что наряд-заказ оформляется правильно и содержит поручения для механиков, детально описывающие необходимые работы. Эта процедура лишает необходимости их определять в документообороте.

Документооборот не способен обеспечить автоматический успех. Имеются еще некоторые вопросы, на которые необходимо знать точные ответы для эффективного управления автосервисом. В частности: «Какие преимущества данного автосервиса и в чем слабые его слабые места?» Наиболее часто преимущества сервиса определяют профессионализмом обслуживания, что неправильно в корне. Стабильность и авторитет мастерской обосновывается привязанностью к компании не машин, а именно самих владельцев.

Особенности, или на что стоит обратить внимание

На этом основании стоит особо внимательно отслеживать и не забывать поощрять тех приемщиков, которые «притягивают» клиентов. Это говорит о том, что человек подобран на эту должность правильно. Необходимо на этой должности иметь такого человека, к которому будут тянуться клиенты, и советовать его своим знакомым. Немаловажным преимуществом сервиса является наличие своей аварийной технической службы, которая поможет при необходимости эвакуировать машины клиентов.

Следующая выгода, которая оценивается ни финансами, а именно психологическим аспектом: клиент обязательно запомнит логотип и службу, оказавшую ему нормальную помощь. В том случае, если ремонтные и все сопутствующие работы будут проведены на достойном уровне, на одного потенциального клиента у сервиса будет больше.
В своей основе, наиболее слабая позиция любого сервиса заключается в недостатке финансов для того, чтобы на приемке содержать штат. Как бы то ни было с этими затратами смириться придется. При вложении достаточного количества смысла и сил во взаимоотношения с клиентами, отдача себя долго ждать не заставит. В противном случае, сервис может простаивать неделями.

Анализ предприятия

Для рационального анализа положения компании на рынке, нужно обладать точной информацией относительно переменных и постоянных издержек. Подобное разделение окажет помощь в определении производственных издержек, и тех издержек, которые возникают на основании ведения дополнительной деятельности. К числу переменных издержек относятся те, которые определяются непосредственно доходом. И наоборот, издержки постоянные, это те, которые не зависят от объемов деятельности фирмы.

Для достижения эффекта управления, нужно знать:
- Издержки полные: постоянные + переменные издержки;
- Часовая себестоимость деятельности мастерской;
- Тариф почасовой для мощности по проекту: (полные издержки проекта + прибыль по планам) / реализуемые часы на точке мощности по проекту;
- Оборот компании: число реализованных часов * почасовой тариф;
- Эффективность: реализованные часы / часы деятельности;
- Продуктивность: часы работы / время общего рабочего времени механиков.

Нормальное соотношение издержек переменных и постоянных, для мощности компании по проекту, а именно максимальной загрузки, определяется 40 процентами переменных издержек и 60 процентами постоянных. Такие распределения особо важны для того, чтобы верно рассчитать цену часа деятельности автосервиса.

Персонал

Для того, чтобы обеспечить стабильную работу мощностей производства, в обязательном порядке необходим продавец-приемщик. Отдельный сотрудник нужен также для выдачи и подбора деталей. Если клиентский поток серьезный, то стоит принять на работу человека, который бы составлял наряд-заказы.
Обладая показателями, имеется возможность произвести расчет проектной мощности компании — того максимума, больше которого заработать не получится. Эти показатели такие: больше 85 процентов, и максимум 90 процентов загрузки. Больший показатель не сможет обеспечить ни одно производство. Потери формируются вследствие необходимости замены готового авто на автомобиль, ожидающий ремонта, исправления недоделок, которые по своему обыкновению составляют около 1-3 процентов работы механика. Также время уходит на уборку рабочего места и пересдачу инструмента. Говоря проще, любая нагрузка ограничена. Конечно же, имеется она и у эффективности. Не существует таких способностей или навыков, которые позволят без брака функционировать быстрее, нежели треть нормы производства.

Управление качеством

Управление характеризуется наличием рычагов воздействия на процесс производства. Имеет смысл среди вспомогательного персонала выделить работника, который бы отвечал за проведение клиентского опроса, относительно удовлетворенности полученными услугами. Еще раз стоит отметить, что основополагающим фактором успеха предприятия, является человеческий аспект, а потом уже технический. Довольно часто руководство пренебрегают методом «телефонного» влияния. Не каждый человек при неполадках автомобиля, сразу направится в автосервис, без предварительного звонка. Статистика гласить, что на 100 процентов телефонных переговоров приходится не более 37,5 процентов непосредственных встреч.

Реклама

Для того, чтобы деятельность компании поддерживать на достойном уровне, необходимо ее продвигать на рынке. В настоящее время трудно уже кого-то удивить объявлением, с указанием выполнения любого по сложности ремонта авто. Из этого следует, что при рекламировании услуги, обязательно должен присутствовать фирменный стиль автосервиса, указывающий на конкретную фирму. Определенное преимущество предоставляет имеющееся дилерское соглашение на обслуживание определенной марки машины. Так же, как говорилось выше, не помешают

Услуги эвакуатора.

Необходимо реально осознавать, на какой контингент нацеливается предложение компании. Еще никогда в практике никому не удавалось обеспечить достойным предложением все категории граждан единовременно. Несомненно, реклама на телевидении обеспечивает до 80 процентов новых потенциальных клиентов, и по десять процентов возьмут на себя газеты и радио. Такие показатели объясняются способностью человека к восприятию информации.