Кадровое делопроизводство с нуля

Чтобы грамотно вести кадровое делопроизводство с нуля в организации, нужно рассмотреть ряд важных вопросов.
Для начала стоит изучить общий порядок документооборота по учету персонала. Регламентируют данный порядок различные законы, нормативные акты, постановления правительства и, конечно, основной документ для каждого кадровика – Трудовой кодекс РФ.

Следующий этап, который нужно пройти, чтобы начать кадровое делопроизводство с нуля – это изучение учредительных документов организации. Малый бизнес, исходя из организационно-правовой формы, имеет различные учредительные документы, основными из которых являются Устав и Положение по учетной политике организации. Все кадровые документы, которые будут оформляться на предприятии, не должны противоречить не только законодательству РФ, но и учредительным документам. Кроме того, помимо обязательных кадровых документов в учетной политике организации могут быть предусмотрены необязательные, разработанные для конкретной фирмы с учетом специфики ее работы. На данном этапе нужно также узнать, как построен на предприятии процесс кадрового делопроизводства.

В настоящее время создано множество программ, позволяющих автоматизировать кадровую работу и существенно снизить количество ошибок в ней.

После изучения практических аспектов кадрового делопроизводства можно переходить к решению практических задач. Обязательно следует проверить, принят ли на работу в организацию директор, правильно ли оформлен трудовой договор с ним и прочие документы. Ведь директор – первое лицо фирмы, и все последующие кадровые документы будут согласовываться с ним и заверяться его подписью.

Как правило, если приходится организовывать кадровое делопроизводство с нуля в организации, вначале нужно составить правила трудового внутреннего распорядка, штатное расписание. Эти локальные акты составляются кадровиком, исходя из сферы деятельности предприятия, и согласовываются с директором, который укажет, какие особенные пункты должны присутствовать в правилах установленного внутреннего трудового распорядка. При этом нужно учесть, что штатное расписание имеет утвержденную законодательством форму, которой нужно придерживаться. После составления документы необходимо проверить на соответствие законодательству РФ. Окончательный вариант документов утверждает руководитель.

Затем необходимо составить типовую версию трудового договора, который в дальнейшем будет заключен с сотрудниками предприятия. Это очень важный момент, ведь трудовой договор необходимо составлять в соответствии с законодательством, но в то же время отразить условия, выгодные в первую очередь организации. Наряду с бланком трудового договора составляются должностные инструкции.

После составления основных документов и их утверждения можно оформлять трудовые договоры с работниками организации. Они подписываются сторонами на основании заявления о приеме на работу от потенциального сотрудника. После оформления трудового договора делают необходимую запись в трудовой книжке. Если человек устраивается в первый раз на работу, то трудовую книжку ему необходимо завести. Трудовые книжки сотрудников хранятся на предприятии. Ответственным за их хранение может быть как директор, так и работник кадровой службы. На каждого сотрудника заводятся личные карточки.

На этом заканчиваются основные процедуры по организации с нуля кадрового делопроизводства. Далее кадровик должен правильно и четко организовать ежедневный документооборот, в который входят составление табеля учета рабочего времени, принятие на работу и увольнение сотрудников, оформление отпусков, больничных, изменение оклада. Главное помнить, что независимо от характера кадровых документов, они не должны противоречить законодательству РФ.

О кадровом делопроизводстве далее расскажу.