Инструкция по заполнению трудовых книжек

Не всякий работодатель знает о том, что необходимо вести трудовые книжки на абсолютно всех сотрудников, для того чтобы всё было правильно необходима инструкция по заполнению трудовых книжек с разъяснениями по оформлению.
Для начала необходимо знать, что трудовые книжки ведутся всеми работодателями, кроме физических лиц, которые не имеют регистрацию как индивидуальные предприниматели, (например, если нанимать работника к себе на дачу для укладки тротуарной плитки).

Если вы принимаете сотрудника на работу не имеющего трудовой книжки, то, во-первых, необходимо грамотно оформить титульный лист. А именно, внести без помарок и исправлений фамилию, а также имя и отчество, обязательно полную дату рождения, образование, а также должность (специальность), на которую человек принят, дату заполнения, подпись кадрового работники и лица, принятого на работу.

Книжка должна быть оформлена течение недели со дня выхода сотрудника на работу и иметь печать организации на титульном листе. Данные об образовании и специальности должны вносится на основании официальных документов (аттестата, диплома, свидетельства о повышении квалификации, приказа о приеме на работу).

Сведения о принятии на работу необходимо заносить в основной раздел - «Сведения о работе». Сначала указывается название организации и её организационно-правовой статус (ООО, ОАО, Фонд, ГУП и т.п.), можно воспользоваться штампом организации. Далее заполнять необходимо в соответствии с графами - номер по порядку, дату внесения записи, на какую должность принят сотрудник, а также номер и дату документа о зачислении в штат.

Таким же образом фиксируется прием на работу по переводу, только сначала необходимо записать сведения об увольнении в порядке перевода. Не забудьте, что записи в трудовой книжке дублируются в личной карточке работника, кстати, работник должен быть обязательно ознакомлен со всеми записями под роспись.
Также в основном разделе о работе вносятся данные о переводе, например, на другую должность, и кроме того, о присвоении разряда, получении новой профессии, звания и чина (записи заносятся аналогично). Если сотрудник принят на работу по совместительству, то это тоже записывается в трудовую книжку, со ссылкой в какое подразделение, с какого числа и в какой должности.

В случае увольнения сотрудника в графе «Сведения о приеме на работу…» в обязательном порядке необходимо указывать причину увольнения (например, по собственному желанию, в связи с утратой доверия и т.п.), а также пункт, часть и номер стать Трудового кодекса, в соответствии с котором и произошло увольнение. Полный перечень оснований для увольнения содержатся в статьях 77, 81, 83 и 336 ТК РФ. И не забудьте в течение трех суток с даты увольнения выдать или выслать трудовую книжку уволенному сотруднику.
Вторая часть трудовой книжки предусмотрена для внесения информации о наградах, награждении и поощрениях. Такие записи также необходимо вносить немедленно с обязательным указанием на официальный документ, послужившим основанием для данной записи.

Помимо вышеуказанных обязательных правил инструкция по заполнению трудовых книжек содержит в себе правила внесения сведений об изменении информации, например, о фамилии сотрудника или же об образовании, подобные записи делаются на титульном листе в левой его части, они также должны вноситься на основании официальных документов (ссылка на которые обязательно указывается в записи) и кроме того должны иметь подпись должностного лица и заверяться печатью.
В случае, если уже не осталось возможности для внесения записей в книжку, то тогда оформляется так называемый вкладыш в трудовую книжку, имеющий силу только лишь при наличии первоначального документа.

Стоит отметить, что внесение данных об изменении наименования или же организационно-правой формы работодателя, а также исправление неточностей, описок и ошибок в трудовой книжке нельзя делать в форме зачеркивания. Что так часто позволяет себе малый бизнес, исправления необходимо делать в трудовую книжку по общим правилам ведения бухгалтерского учета. А именно – новой записью аннулируется неправильная, после чего вносится правильная.
И не забудьте о необходимости Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и личных карточках работника.

О справочнике кадровика далее расскажу.