Что такое платежная ведомость

Платежная ведомость - это вид бухгалтерской документации, на основе которой выдается заработная плата работникам.

Имеет четко определенную структуру документа, может составляться на предприятие полностью, либо по подразделениям. Источником информации для ее составления служат расчетные ведомости или индивидуальные листки расчета заработной платы. Для подтверждения факта получения заработной платы в ней имеется графа для подписи каждого из сотрудников.

Платежная ведомость обычно ассоциируется с формой № Т-53, которая имеет унифицированную форму, в ней не отражен процесс начисления зарплаты, а только итоговая сумма по каждому из сотрудников. Иногда для выдачи зарплаты используются расчетно-кассовые ордера, но они действительны только в течение одного дня, что неудобно для больших организаций, где заработная плата выдается в течение нескольких дней. В ведомости обычно отражены зарплаты большого количества сотрудников, поэтому существенным недостатком такой формы расчетов является тиражирование информации о зарплатах среди персонала. Это порождает массу негативных процессов в коллективе и отражается на работе в целом.

Форма заполнения титульных листов таких ведомостей регламентирована, содержит определенный набор реквизитов, обязательных для такого рода документов. В табличной части ведомости формируется список сотрудников, которым должна быть выдана заработная плата. Обычно таблица состоит из порядкового номера сотрудника, табельного номера, за которым он закреплен в организации, ФИО полностью и суммы, которая подлежит выплате. Еще одна графа таблицы оставлена для подписи сотрудника, которая удостоверяет получение зарплаты.
Такая ведомость действительна в течение определенного времени, в случае неполучения каким-либо сотрудником заработной платы кассир должна прописать в соответствующей графе «депонировано» и закрыть ведомость. Дополнительно кассир может затребовать определенные документы, на основе которых будет выдавать денежные средства, например, паспорт или удостоверение сотрудника. Если они не были представлены, ставятся прочерки в соответствующей графе, но все графы ведомости должны быть заполнены, чтобы исключить факт подделки данных.

Платежная ведомость имеет графы, где указана общая сумма выплат сотрудникам и депонированная часть заработной платы, за оформление ведомости и проставление соответствующих цифр несет ответственность кассир, что он удостоверяет своей подписью, после заполнения он сдает ведомость на проверку и подпись главному бухгалтеру. Все ведомости регистрируются в соответствующем журнале, который заводится в организации на год и хранится в ней в течение пяти лет.
Ответственность за правильное заполнение платежных ведомостей полностью лежит на кассире, хранение и верификацию осуществляет главный бухгалтер. В последнее время, в связи с переходом на перечисление заработной платы на расчетные пластиковые карты, такие ведомости утратили свою актуальность, т.к. в организациях не осуществляется расчетно-кассовая деятельность. В некоторых организациях они еще используются, однако не соответствуют современным требованиям конфиденциальности выплат заработной платы.

О процессинговом центре следующая тема.